Asiarekisteri

Viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista on pidettävä asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot (TiHL 906/2019, 25§).  Asiarekisteri on looginen rekisteri, joka koostuu kunnan fyysisistä asiarekistereistä ja asiankäsittelyn metatiedoista riippumatta siitä, missä tietojärjestelmässä ne muodostuvat. Asianhallintajärjestelmässä olevien metatietojen lisäksi asiarekisteriin kuuluu myös operatiivisissa tietojärjestelmissä syntyvät metatiedot asiankäsittelyn kulkua kuvaavina tietoina. (HE 284/2018)

Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät käsittelytoimenpiteet ja asiakirjat. Sulkavan kunnassa on erillinen hallinnon asianhallintajärjestelmä, mutta loogiseen asiarekisteriin sisältyy myös tietoja muista operatiivisista järjestelmistä.

Tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan laajoja tietokokonaisuuksia, jotka kuuluvat kiinteästi yhteen fyysisellä tai loogisella tavalla. Tietovarannot muodostuvat kunnalle kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettävistä tietoaineistoista ja rekisteritiedoista, joita käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Sulkavan kunnan tietovarantoihin ja rekistereihin kerätään muun muassa kunnan palvelujen käyttäjien ja palveluntuottajien tietoja ja asiakirjoja sekä henkilöstö- ja talouspalveluiden tarvitsemia tietoja.

Fyysinen tietovaranto (tietokanta, rekisteri) on tiedon konkreettinen tallennuspaikka. Se voi koostua yhden tai useamman järjestelmän sisältämistä tiedoista (ts. järjestelmän tai järjestelmien yhteydessä sijaitseva tietokanta), tai se voi olla kokonaan järjestelmistä erillään sijaitseva tietokanta (tai rekisteri). Looginen tietovaranto on toiminnassa tai palveluissa tarvittavien ja yhteisesti hallittujen tietojen tai tietoaineistojen joukko. Se sisältää usein useiden tietojärjestelmien tietokantoja tai rekistereitä, tai osia niistä (tietoaineistoja ja niiden tietoryhmiä).

Sulkavan kunnan tietovarantoja ja rekistereitä on sekä analogisessa (paperi) että digitaalisessa (sähköisessä) muodossa. Rekisteröidyllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka tietoja rekisterissä käsitellään. Rekisteröity on rekisteristä riippuen esimerkiksi asiakas, kuten kuntalainen tai esimerkiksi organisaation työntekijä tai yhteistyökumppani.

Sulkavan kunnan tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä, säilyttämisessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan lakien (kuntalain, hallintolain, EU-tietosuoja-asetuksen ja kansallisen tietosuojalain, julkisuuslain, tiedonhallintalain, tehtäväkohtaisen erityislain sekä arkistolain) asettamia säännöksiä ja määräyksiä.

Hakutekijät

Tiedonhallintalain (TiHL 906/2019, 28§) mukaan asiakirjajulkisuuskuvauksen tulee sisältää tiedot siitä, millä hakutekijöillä asiakirjoja on mahdollista hakea viranomaisen asiarekisteristä tai tietojärjestelmistä. Hakutekijöiden tarkoitus on auttaa asiakkaita yksilöidyn tietopyynnön tekemisessä ja viranomaista tietopyyntöön vastaamisessa.

Sulkavan kunnan asiakirjoja ja muita vastaavia tietoja voi järjestelmästä riippuen hakea muun muassa seuraavilla hakutekijöillä:

• Asianumero, asiatunnus tai diaarinumero
• Henkilötunnus, kiinteistötunnus tai esimerkiksi kirjastokortin numero
• Henkilön nimi, esimerkiksi asiakas, hakija, päätöksentekijä, asian vireille panija, valmistelija, asiamies
• Asiakirjan tai asian nimi tai otsikko
• Asian käsittelyvaiheet ja asiasta tehdyt päätökset, asiankäsittelyprosessin tila (esim. käsittelyssä, muutoksenhaku tai päätetty)
• Päivämäärä.

Kunnan palvelualakohtaiset tietovarannot

HALLINTOPALVELUT

Hallinnon tiedot
Käyttötarkoitus: vireille tulleiden asioiden käsittely, asioihin liittyvien sähköisten asiakirjojen sekä toimielin- ja viranhaltijapäätösten hallinta, hallinnollinen ohjaus ja sääntely, tietopalvelu ja asiakirjojen arkistointi sekä vaalien järjestäminen.
Keskeiset tietoaineistot: päätöksenteon, luottamushenkilötyöskentelyn ja toiminnan tukipalveluiden tietoaineistot; luottamuselin- ja luottamushenkilörekisterit, aloitteet, sopimukset, raportit, suunnitelmat ja kertomukset, strategiat, sidonnaisuusrekisteri. Säännöt ja ohjeet, tietosuojaselosteet, tiedotteet, verkkosivuaineistot.
Tietojärjestelmät: asianhallintajärjestelmä, tiedonohjausjärjestelmä, sähköinen kokoushallinta ja Oikeusministeriön hallinnoima vaalitietojärjestelmä.

Henkilöstötiedot
Käyttötarkoitus: henkilöstö- ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen sekä henkilöstön ja luottamushenkilöiden palkan- ja palkkioiden maksaminen.
Keskeiset tietoaineistot: henkilöstökertomus, ohjeet, raportit, suunnitelmat, paikallisneuvotteluiden asiakirjat, sopimukset, yhteistoiminnan tietoaineistot, rekrytoinnin tietoaineistot, palvelussuhdetiedot, vakanssirekisteri, työvuoroasiakirjat, palkanlaskenta- ja maksamistiedot, matkasuunnitelmat ja -laskut, työnantajavelvoitteita koskevat tiedot, tilastot, koulutustiedot, henkilöstön palkitsemistiedot, työsuojelun ja työhyvinvoinnin tietoaineistot, työterveyshuollon järjestämiseen liittyvät tietoaineistot.
Tietojärjestelmät: henkilöstöhallinnon järjestelmät, rekrytointijärjestelmä, asianhallintajärjestelmä.

Maaseutupalvelut
Käyttötarkoitus: viljelijätukihakemusten vastaanotto, käsittely, päätöstenteko ja maksatus, maatilarekisterin ylläpito peltokarttatietoineen, sato-, hirvi-, petoeläinvahinkojen korvausasiat, hukkakauravalvonta, maaseutuelinkeinojen kehittäminen sekä Ruokaviraston sähköisen asioinnin tekninen apu (Vipu-palvelu ja Eläintenpitäjä- ja pitopaikkarekisteri).
Keskeiset tietoaineistot: tukihakemus ja -päätöstiedot, sitoumukset, maksatusaineistot, tukien valvontaan liittyvät valvontatiedot, tilatukisiirtohakemus- ja päätöstiedot, eläintenpitäjä- ja pitopaikkahakemukset, vahinkoarviointipäätökset, katselmuspöytäkirjat, kehittämisrahahakemukset ja -päätökset sekä lausuntopyynnöt ja lausunnot.
Tietojärjestelmät: asianhallintajärjestelmä sekä Ruokaviraston hallinnoimat tietojärjestelmät.

Taloustiedot
Käyttötarkoitus: talousasioiden ohjaus, suunnittelu ja seuranta, rahoitus- ja varainhankinta, kirjanpito ja maksuliikenne, tilinpäätös, omaisuuden hallinta ja hankinnat.
Keskeiset tietoaineistot: taloussuunnitelmat, kirjanpitoaineistot, toteumaraportit ja tilinpäätös sekä ostolaskuihin, perintään, saataviin, ottolainauksiin, rahoitusavustuksiin ja valtionosuuksiin liittyvät tietoaineistot ja hankintasopimukset.
Tietojärjestelmät: taloushallinnon järjestelmät, kuten kirjanpito-, maksuliikenne- ja talouden seurantajärjestelmä ja asianhallintajärjestelmä.

Yrityspalvelut
Käyttötarkoitus: elinvoimapalvelujen ohjaus sekä yritystoiminnan ja matkailun edistäminen. Tietoja käytetään viestintään, markkinointiin ja yritysten kontaktointiin sekä raportointiin.
Keskeiset tietoaineistot: yrittäjät ja heidän yhteystietonsa
Tietojärjestelmät: ei erillistä tietojärjestelmää.

PERUSPALVELUT

Kansalaisopistotiedot
Käyttötarkoitus: kansalaisopistoon opetukseen liittyvä asiankäsittely.
Keskeiset tietoaineistot: asiakastiedot, kurssi- ja ryhmätiedot sekä opetushenkilöstön tiedot.
Tietojärjestelmät: sopimuksen mukaisen palveluntuottajan (Järvi-Saimaan Kansalaisopisto) tietojärjestelmät.

Kirjastopalvelutiedot
Käyttötarkoitus: kirjastopalveluiden järjestäminen.
Keskeiset tietoaineistot: lainaajan henkilö- ja lainaustiedot, varaustiedot, aineistotiedot.
Tietojärjestelmät: kirjastojärjestelmä, muiden kirjastojen verkkopalvelu, kirjastot.fi (tilastotietojen ylläpito)

Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden tiedot
Käyttötarkoitus: kulttuuritapahtumien ja vapaa-aikapalveluiden järjestäminen.
Keskeiset tietoaineistot: tiedotteet, osallistujaluettelo, kävijätilastot, käyttövuorohakemukset ja -listat.
Tietojärjestelmät: sähköinen kyselyjärjestelmä, avainkortti- ja kulunvalvontajärjestelmä.

Lukiokoulutustiedot
Käyttötarkoitus: lukiokoulutuksen ja ylioppilaskirjoitusten suunnittelu, kehittäminen, järjestäminen ja toteuttaminen. 
Keskeiset tietoaineistot: opetus- ja lukuvuosisuunnitelmat, päätökset, opiskelijoiden henkilö- ja opiskeluun liittyvät tiedot (valintatiedot, ainevalinnat, kurssisuoritukset, todistukset, ym. pedagogiset asiakirjat) sekä opettajien tiedot.
Tietojärjestelmät: oppilashallinnon tietojärjestelmäkokonaisuus, opetuksessa käytettävät sovellukset ja asianhallintajärjestelmä. Lisäksi Opintopolku.fi, Koski, ePerusteet (OPH), sekä YTL:n tutkintopalvelu ja sähköinen asiointipalvelu.

Nuorisopalvelutiedot
Käyttötarkoitus: etsivän nuorisotyön palveluiden järjestäminen ja toteuttaminen sekä nuorisotilatoiminnan (Etelävintti) järjestäminen. 
Keskeiset tietoaineistot: suunnitelmat, päätökset, tiedotteet, asiakkaan henkilötiedot ja palvelusuunnitelmat sekä palveluihin osallistuvien rekisterit ja tilastot.
Tietojärjestelmät: asiakastieto- ja tilastointijärjestelmä (etsivä nuorisotyö).

Perusopetustiedot
Käyttötarkoitus: perusopetuksen suunnittelu, kehittäminen, järjestäminen ja toteuttaminen. 
Keskeiset tietoaineistot: opetus- ja lukuvuosisuunnitelmat, päätökset, yksilökohtaiset oppilaiden henkilö- ja koulunkäyntiin liittyvät tiedot (mm. pedagogiset asiakirjat) sekä opettajien tiedot.
Tietojärjestelmät: oppilashallinnon tietojärjestelmäkokonaisuus, opetuksessa käytettävät sovellukset ja asianhallintajärjestelmä.

Työllisyyspalvelutiedot
Käyttötarkoitus: kunnan työllisyyttä edistävän toiminnan/palveluiden järjestäminen ja ylläpito.
Keskeiset tietoaineistot: päätökset, maksatus- ja seurantatiedot, arviointitiedot, tilastotiedot, työllisyyshankkeiden hallinnointitiedot, työmarkkinatukitiedot, työttömyyttä koskevat tiedot, osaaminen, koulutus- ja työhistoria, asiakkuutta koskevat tiedot.
Tietojärjestelmät: Työllisyyspalveluiden asiakasrekisterinä käytetään aluehallintoviraston ylläpitämää tietojärjestelmäkokonaisuutta.

Varhaiskasvatustiedot
Käyttötarkoitus:  varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen suunnittelu, kehittäminen, järjestäminen ja toteuttaminen.
Keskeiset tietoaineistot: kuntakohtaiset varhaiskasvatussuunnitelmat, ohjeet ja määräykset, yksilökohtaiset varhaiskasvatusaineistot (kuten lasten ja huoltajien tiedot, varhaiskasvatushakemukset, kerho- ja palvelusetelihakemukset, tehostetun ja erityisen tuen tukitoimet ja niiden suunnittelu sekä kolmitasoisen tuen päätökset, varhaiskasvatukseen ottamista koskeva päätös, lapsen varhaiskasvatussuunnitelma, läsnäolopäiväkirjat, tuloselvitykset) ja valvontaraportit.
Tietojärjestelmät: varhaiskasvatuksen tietojärjestelmä, asianhallintajärjestelmä ja oppilashallinnon tietojärjestelmä (esiopetus).

YMPÄRISTÖPALVELUT

Asumisen ja ympäristön tiedot
Käyttötarkoitus: tontti- ja asunto- ja veneenpaikkapalveluiden järjestäminen sekä yksityisteidenhoitoon liittyvät palvelut.
Keskeiset tietoaineistot: asuntohakemukset, vuokrasopimukset, vuokralaskutusaineistot, asukaslistat ja myyntiä/lahjoitusta koskevat asiakirjat sekä avustushakemukset ja -päätökset.
Tietojärjestelmät: asianhallintajärjestelmä.

Jätehuollon tiedot
Käyttötarkoitus: jätehuollon järjestäminen ja kehittäminen, jätehuoltoon liittyvä asiankäsittely ja jätehuollon viranomaistehtävät, kuten jätehuollon toteutumisen seuranta.
Tietoaineistot: asiakasrekisteritiedot, kiinteistö- ja rakennustiedot, jätehuollon järjestämismuoto, ilmoitukset, hakemukset ja päätökset jätehuollon järjestämisestä ja jätehuoltomääräyksistä poikkeamisesta, laskutusaineistot, viranomaispäätökset, lisäselvityspyynnöt, lausunnot, vastineet, raportit.
Tietojärjestelmät: sopimusten mukaisten palveluntuottajien (Alueellinen jätelautakunta, Savonlinnan seudun Jätehuolto Oy) tietojärjestelmät.

Kaavoitus- ja paikkatietopalvelun tiedot
Käyttötarkoitus: kunnan kaava-alueen käytön määrääminen tiettyyn toimintaan kuten esimerkiksi omakotitalo, vapaa-ajanrakennus, maatalous tai viheralue. Rakentamismahdollisuuksien selvitys nykytilassa tai esim. ranta-asemakaavoituksella, kantatilaselvityksellä.
Keskeiset tietoaineistot: poikkeamislupa-, suunnittelutarveratkaisu- ja maisematyölupahakemukset ja päätökset, lausunnot ja kuulemiset, kaavoituskatsaus, kaavoitussopimukset, asiantuntijaselvitykset, yleisasema- ja ranta-asemakaavakartat ja -selostukset, muistutukset, mielipiteet, selvitykset, lausuntopyynnöt ja lausunnot, ajantasakaavakartat.
Tietojärjestelmät: sopimuksen mukaisen palveluntuottajan tietojärjestelmät (Järvi-Saimaan palvelut Oy).

Kuntatekniikan ja vesihuollon tiedot
Käyttötarkoitus: kuntatekniikan suunnittelu ja ohjaus, teiden ylläpito ja satamien hoito sekä Vesi- ja viemärilaitoksen liittymissopimusten ja laskutusten hallinta.
Keskeiset tietoaineistot: liikennesuunnitelma, venepaikkarekisteri, katu- ja yleisten alueiden suunnitelmat ja kuntatekniikan urakka-asiakirjat sekä pumppaamorekisteri, vesi- ja viemäriliittymäsopimukset
Tietojärjestelmät: sopimusten mukaisten palveluntuottajien (Sulkavan Palvelut Oy ja Järvi-Saimaan palvelut Oy) tietojärjestelmät

Liikennepalvelutiedot
Käyttötarkoitus: liikenneturvallisuuden edistäminen sekä asiointiliikenteen järjestäminen.
Keskeiset tietoaineistot: liikenneonnettomuustilastot, turvallisuussuunnitelmat, kuljetuspalvelun hankinta-asiakirjat ja sopimukset sekä reittiaikataulu.
Tietojärjestelmät: asianhallintajärjestelmä.

Rakennusvalvonnan tiedot
Käyttötarkoitus: rakentamiseen liittyvä neuvonta, valvonta ja asiankäsittely sekä rakennuslupa- ja ilmoitusasioiden valvontatoimenpiteiden ylläpito ja hallinnointi. Uusien tiennimien hyväksyminen ja rakennuspaikkojen osoitteiden määritys.
Keskeiset tietoaineistot: rakennus-, toimenpide- ja purkamislupahakemukset, ilmoitukset, purkamisilmoitukset ja päätökset, pääpiirustukset, rakenne- ja erityissuunnitelmat, kuulemiset, lausunnot, suunnittelija- ja työnjohtajatiedot, rakennusten ja huoneistojen ominaisuustiedot, katselmuspöytäkirjat, valvontapöytäkirjat.
Tietojärjestelmät: rakennusvalvonnan järjestelmät, kuten lupahakemusjärjestelmä.

Ympäristönsuojelutiedot
Käyttötarkoitus: Ympäristönsuojelun lainsäädännön mukaisten ja muiden ympäristönsuojeluviranomaisen toimivaltaan kuuluvien tehtävien hoitaminen.
Keskeiset tietoaineistot: vireille tulleisiin ilmoitus- ja lupa-asioihin liittyvät tiedot kuten hakija- ja asianosaistiedot, ympäristöluvat, kuten maa-ainesluvat, valvontatiedot.
Tietojärjestelmät: rakennusvalvonnan järjestelmät, asianhallintajärjestelmä.