Liikuntapalvelut
EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
21.9.2026
1. Rekisterin nimi
Sulkavan kunnan liikuntapalveluiden asiakasrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Sulkavan kunta (y-tunnus 0167265-0)
Vapaa-aika- ja sivistyslautakunta
Kauppatie 1, 58700 Sulkava
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Kulttuuri- ja vapaa-aikakoordinaattori
Kauppatie 1, 58700 Sulkava
puh. 044 417 5330
4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa
Sulkavan kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi
p. 040 129 5198
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
Liikuntaneuvonta
Tietoja käsitellään, jotta voidaan:
- varata ja hallita asiakastapaamisia
- toteuttaa liikuntaneuvontaa ja siihen liittyvää ohjausta
- laatia asiakkaan tilanteeseen sopivia liikunnan ja hyvinvoinnin suunnitelmia
- seurata neuvontaprosessin etenemistä
- arvioida palvelun vaikuttavuutta ja kehittää toimintaa
Liikunta-, harraste-, kokoontumis- ja vapaa-aikatilojen vuokrausten hallinta
Tietoja käsitellään, jotta voidaan:
- vastaanottaa ja käsitellä tilavaraus- ja vuokraushakemuksia
- hallita varauksia, käyttövuoroja ja sopimuksia
- hallita avaimia ja kulkukortteja
- viestiä varausten vahvistuksista, muutoksista ja käytännön järjestelyistä
- hoitaa laskutus, maksujen seuranta ja mahdolliset perintätoimet
- valvoa tilojen käyttöä ja ratkaista mahdollisia käyttöön liittyviä epäselvyyksiä
Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Kunta käsittelee henkilötietoja osana tehtäväänsä edistää kuntalaisten hyvinvointia, terveyttä ja liikuntaa sekä järjestää liikuntapalveluja ja hallinnoida kunnan tiloja.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta: käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Siltä osin kuin kyse on esimerkiksi liikuntatilojen vuokrauksesta, varauksesta, maksullisesta palvelusta tai muusta asiakassuhteeseen perustuvasta järjestelystä, henkilötietojen käsittely voi perustua myös sopimuksen täytäntöönpanoon tai sopimuksen tekemistä edeltäviin toimiin.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Tietoja voidaan käsitellä myös esimerkiksi kirjanpitoa, arkistointia, asiakirjahallintoa, viranomaisvelvoitteita ja julkisuuslainsäädäntöä koskevien velvoitteiden täyttämiseksi.
Keskeinen lainsäädäntö:
Toimintaa ohjaa perustuslaki (11.6.1999/731), kuntalaki (410/2015), liikuntalaki (390/2015) arkistolaki (831/1994) ja tietosuojalainsäädäntö.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin merkittäviä henkilötietoja ovat:
Henkilön nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja mahdollisesti huoltajan tiedot.
7. Henkilötietojen tietolähteet
Tiedot saadaan henkilöltä itseltään tai huoltajalta.
8. Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötiedon käsittelijöinä toimivat kunnan työntekijät, joille on annettu oikeudet liikuntapalveluissa käytettäviin ohjelmiin ja ylläpidettäviin rekistereihin.
9. Henkilötietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.
10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
11. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään.
Säilytysajan perusteena on arkistolaki (831/1994).
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus
Rekisterin tietoja ylläpidetään.
Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmien käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.
Rekisterissä tietojen käyttöoikeudet sekä tietojen näkyvyys määräytyvät työntekijän työtehtävien mukaisesti. Kukin työntekijä saa käsitellä asiakastietoja vain hänen työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Tietoja käsittelevät työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.
Rekisterinpitäjän ja henkilötiedon käsittelijöiden (sopimuksenmukaiset palveluntuottajat) kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Palveluntuottajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.
B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus
Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.