Verkkosivut ja viestinnälliset verkkopalvelut

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
15.10.2020

1. Rekisterin nimi

Verkkosivut ja viestinnälliset verkkopalvelut

2. Rekisterinpitäjä

Sulkavan kunta (y-tunnus 0167265-0)
Kunnanhallitus
Kauppatie 1, 58700 Sulkava

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Kehittämispäällikkö
Kauppatie 1, 58700 Sulkava
p. 044 417 5212

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Sulkavan kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Sulkavan kunnan henkilöstön ja luottamushenkilöiden henkilötietojen (myös sidonnaisuuksien) käsitteleminen Sulkavan kunnan verkkosivuilla.

Rekisteriin syntyy myös asiakkaiden henkilötietoja asiakaspalautteiden täyttämisen myötä. Palautteisiin tallennettuja henkilötietoja käytetään vain siinä käyttötarkoituksessa, johon asiakas on palautteen antanut. Palautetta täyttäessään asiakkaan on syytä huomioida, että ei laita palautteeseen salassa pidettäviä tai arkaluonteisia tietoja.

Verkkosivusto tallentaa päätelaitteellesi evästeitä eli pieniä tekstitiedostoja. Verkkoanalytiikkatyökalu Google Analytics käyttää evästeitä tilastotietojen keräämisessä. Tietoja kerätään, jotta voidaan analysoida kävijämääriä, sisällön kiinnostavuutta ja palvelun käyttötapoja sekä kehittää verkkosivustoa. Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)
Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää:

• verkkosivujen ylläpitäjien nimet, käyttäjätunnukset ja sähköpostiosoitteet
• henkilöhakemiston, jossa henkilöstön nimet, nimikkeet, työpuhelin-numerot, työosoitteet, työyksiköt ja työsähköpostiosoitteet
• luottamushenkilöhakemiston, jossa luottamushenkilöiden nimet, puolueet, puhelinnumerot ja osoitteet sekä sidonnaisuudet
• eri palveluissa käytettävien sähköisen asioinnin lomaketiedot
• henkilötiedot kyselylomakkeista

7. Henkilötietojen tietolähteet

• Luottamushenkilöhakemiston tiedot tulevat luottamushenkilöiltä itseltään.
• Kunnan henkilöhakemiston sekä ylläpitäjien tiedot tulevat asiaosaisten työyksiköistä ja henkilöstöhallinnosta.
• Sähköisen asioinnin lomaketiedot lomakkeen täyttävältä asiakkaalta.
• Tietoja kerätään myös Google Analytics –analytiikkatyökalun avulla.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sulkavan kunnan työntekijät, joilla on ylläpito-oikeus verkkosivujen julkaisujärjestelmään. Sähköisten palautteiden tietoja käsittelevät kunnan työntekijät, joilla on työtehtäviensä mukaiset oikeudet käsitellä asianomaisten lomakkeiden tietoja. Käsittelijänä toimii myös verkkosivujärjestelmän toimittajataho.

9. Henkilötietojen luovutukset

Henkilötiedot verkkosivustolla on julkisesti saatavilla. Palautelomakkeiden henkilötietojen luovutus tapahtuu vain asiaomaisten suostumuksella. Ylläpitäjien henkilötietoja ei luovuteta.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Verkkosivuston julkaisujärjestelmä on WordPress.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla järjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia. Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista.

Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Manuaalista aineisto syntyy sähköisen asioinnin tulostetuista lomakkeista. Niitä käsitellään kunnan tietoturvaohjeiden mukisesti.