Verkkosivut ja viestinnälliset verkkopalvelut

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
24.4.2023

1. Rekisterin nimi

Verkkosivut ja viestinnälliset verkkopalvelut

2. Rekisterinpitäjä

Sulkavan kunta (y-tunnus 0167265-0)
Kunnanhallitus
Kauppatie 1, 58700 Sulkava

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Viestintä- ja markkinointikoordinaattori
Kauppatie 1, 58700 Sulkava
p. 044 417 5212

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Sulkavan kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Sulkavan kunnan henkilöstön ja luottamushenkilöiden henkilötietojen (myös sidonnaisuuksien) käsitteleminen Sulkavan kunnan verkkosivuilla.

Rekisteriin syntyy myös asiakkaiden henkilötietoja asiakaspalautteiden ja muiden kyselylomakkeiden täyttämisen myötä. Palautteisiin ja kyselyihin tallennettuja henkilötietoja käytetään vain siinä käyttötarkoituksessa, johon asiakas on palautteen antanut. Palautetta ja kyselyitä täyttäessään asiakkaan on syytä huomioida, että ei laita palautteeseen tai kyselyihin salassa pidettäviä tai arkaluonteisia tietoja.

Verkkosivusto tallentaa päätelaitteellesi evästeitä, jotka ovat pieniä tekstitiedostoja ja niitä käytetään pienten tietojen tallentamiseen. Ne tallennetaan laitteellesi, kun verkkosivusto ladataan selaimeesi. Evästeiden käyttötarkoitus on auttaa verkkosivuston toiminnoissa, tekemään siitä turvallisemman, tarjoamaan paremman käyttökokemuksen ja ymmärtämään, miten verkkosivustoa käytetään ja miten käyttöä voisi parantaa. Lisäksi evästeitä voidaan käyttää mm. mainonnan kohdentamiseen ja kohdennetun sisällön tarjoamiseen.

Evästeiden käsittelyn tarkoituksesta ja käytänteistä (mm. suostumusmenettelystä) löytyy tarkempaa tietoa Evästeselosteesta.

Käsittelyn oikeusperusteet ovat lakisääteinen tehtävä (mm. tiedottaminen, digitaaliset palvelut) ja suostumukseen perustuva (ei-välttämättömät evästekäytänteet).

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)
Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää:

• verkkosivujen ylläpitäjien nimet, käyttäjätunnukset ja sähköpostiosoitteet
• henkilöhakemiston, jossa henkilöstön nimet, nimikkeet, työpuhelin-numerot, työosoitteet, työyksiköt ja työsähköpostiosoitteet
• luottamushenkilöhakemiston, jossa luottamushenkilöiden nimet, puolueet, puhelinnumerot ja osoitteet sekä sidonnaisuudet
• eri palveluissa käytettävien sähköisen asioinnin lomaketiedot
• henkilötiedot kyselylomakkeista

7. Henkilötietojen tietolähteet

• Luottamushenkilöhakemiston tiedot tulevat luottamushenkilöiltä itseltään.
• Kunnan henkilöhakemiston sekä ylläpitäjien tiedot tulevat asiaosaisten työyksiköistä ja henkilöstöhallinnosta.
• Sähköisen asioinnin lomaketiedot lomakkeen täyttävältä asiakkaalta.
• Tietoja kerätään myös Google Analytics –analytiikkatyökalun avulla.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sulkavan kunnan työntekijät, joilla on ylläpito-oikeus verkkosivujen julkaisujärjestelmään. Sähköisten palautteiden tietoja käsittelevät kunnan työntekijät, joilla on työtehtäviensä mukaiset oikeudet käsitellä asianomaisten lomakkeiden tietoja. Käsittelijänä toimii myös verkkosivujärjestelmän toimittajataho.

9. Henkilötietojen luovutukset

Henkilötiedot verkkosivustolla on julkisesti saatavilla. Palautelomakkeiden henkilötietojen luovutus tapahtuu vain asiaomaisten suostumuksella. Ylläpitäjien henkilötietoja ei luovuteta.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Verkkoanalytiikkatyökalu on Google Analytics käyttää evästeitä tilastotietojen keräämisessä. Tietoja kerätään, jotta voidaan analysoida kävijämääriä, sisällön kiinnostavuutta ja palvelun käyttötapoja sekä kehittää verkkosivustoa. Evästekäytänteiden osalta epäsuoria henkilötietoja siirtyy EU-ETA-alueen ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Verkkosivuston julkaisujärjestelmä on WordPress ja sähköisenä kyselyjärjestelmänä Webropol.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla järjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia. Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista.

Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Manuaalista aineisto syntyy sähköisen asioinnin tulostetuista lomakkeista. Niitä käsitellään kunnan tietoturvaohjeiden mukaisesti.