Varhaiskasvatuksen järjestäminen

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
16.10.2020

1. Rekisterin nimi

2. Rekisterinpitäjä

Sulkavan kunta (y-tunnus 0167265-0)
Kunnanhallitus
Kauppatie 1, 58700 Sulkava

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Päiväkodin johtaja
Päiväkoti Touhula,
Uitonrinne 15, 58700 Sulkava
p. 044 417 5320

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Sulkavan kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Varhaiskasvatuksen järjestämisen ja siihen liittyvien tukitoimien, varhaiskasvatussuunnitelmien, asiakasmaksujen sekä lasten läsnäolotietojen hallinnointi.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
Varhaiskasvatuksen asiakasmaksulaki (1503/2016)
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä (569/2009)

6. Rekisterin tietosisältö

Lasten tiedot: nimi, henkilötunnus, osoite sekä läsnäolotietojen kirjaaminen Sulkavan päiväkodissa ja perhepäivähoidossa.
Huoltajien ja perheen tiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, perheen koko ja kokoonpano, lapsen sisarusten henkilötiedot sekä huoltajien tulotiedot

Rekisterin tietosisältö on osittain salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)
Varhaiskasvatuslaki (540/2018, § 40)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan huoltajilta hakemuksen jättämisen yhteydessä. Henkilötiedot päivitetään väestötietojärjestelmästä viikoittain.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sulkavan kunnan päiväkodin johtaja ja varhaiskasvatuksen opettaja sekä palkkatoimiston toimistosihteeri, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet tiettyihin henkilötietoihin.

Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaisen tietojärjestelmäntoimittajan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Laskutusaineiston luovuttaminen kuukausittain taloushallintoon.
Kela:lle kuukausittain varhaiskasvatuksessa aloittaneiden ja lopettaneiden henkilötunnukset.
Lasten ja huoltajien tiedot Opetushallituksen kansalliseen varhaiskasvatuksen tietovarantoon (Varda).

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Varhaiskasvatuksessa käytetään Effica Varhaiskasvatusohjelmaa sekä taloushallinnon laskutusjärjestelmää.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia erilaisten käyttäjäroolien avulla, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.