Väestötiedot

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
19.10.2020

1. Rekisterin nimi

Väestötiedot

2. Rekisterinpitäjä

Sulkavan kunta (y-tunnus 0167265-0)
Kunnanhallitus
Kauppatie 1, 58700 Sulkava

3. Rekisterin vastuuhenkilöt

Ympäristötoimensihteeri
Kauppatie 1, 58700 Sulkava
p. 044 417 5231

Toimistosihteeri
Kauppatie 1, 58700 Sulkava
p. 044 417 5219

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Sulkavan kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kunnan väestötietojen ylläpitäminen Digi- ja väestötietovirastosta (DVV) säännöllisesti toimitettavilla päivitysaineistoilla.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Julkisuuslaki (621/1999)
Kuntalaki (410/2015)
Laki väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista (661/2009)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavat tiedot rekisteröidystä: sukunimi ja etunimet, osoitetiedot, kansalaisuus, äidinkieli, syntymäaika, syntymäkunta, kuolinpäivä, henkilötunnus, sukupuoli, ammatti, puolison nimi ja henkilötunnus, puolison ammatti, vihkipäivä, lasten syntymäajat, kiinteistötunnus, samassa osoitteessa asuvat, edelliset asuinpaikat sekä kuntaa/kunnasta muuttopäivä.

Rekisterin tietosisältö on osittain salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:
Laki väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista (661/2009, §36-37)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Digi- ja väestötietovirasto toimittaa sähköisen muutosaineiston viikoittain.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sulkavan kunnan työntekijät, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisteritietoihin.
Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksenmukaiset palveluntuottajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Henkilölle ja yhteisölle luovutetaan väestötietojärjestelmästä tietoja, joita nämä tarvitsevat oikeuksiensa ja velvollisuuksiensa toteuttamiseksi. Väestötietojärjestelmän tietoja voidaan luovuttaa, jos hakijalla on oikeus käsitellä luovutettavia tietoja tietosuoja-asetuksen, tietosuojalain tai muun lain nojalla.

Myös muille viranomaisille voidaan tietoja luovuttaa, jos näillä on lakisääteinen oikeus käsitellä asianomaisia tietoja.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterin tietosisältö muuttuu viikoittain Digi- ja väestötietoviraston toimittaman muutostietoaineiston mukaisesti. Henkilötietoihin kohdistuvat historiatiedot kuten osoitemuutokset (kunnassa/kuntaan/kunnasta), avioliittotieto ja kuolintieto säilyvät rekisterissä sen elinkaaren ajan.

Rekisterin elinkaari katkeaa ja historiatieto poistuu, jos Digi- ja väestötietovirastolta tilataan uusi perusaineisto ja alkaa rekisterin uusi elinkaari.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Väestötiedot päivitetään säännöllisesti perusjärjestelmiin Digi- ja väestötietoviraston toimittamasta aineistosta.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla rekisterin käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja ainieston toimittajan kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Rekisteristä ei ole manuaalista aineistoa.