Taloushallinnon palvelut

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
13.10.2020

1. Rekisterin nimi

Taloushallinnon palvelut.

2. Rekisterinpitäjä

Sulkavan kunta (y-tunnus 0167265-0)
Kunnanhallitus
Kauppatie 1, 58700 Sulkava

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Toimistosihteeri
Kauppatie 1, 58700 Sulkava
p. 044 417 5218

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Sulkavan kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena:

• Sulkavan kunnan ostolaskujen, menotositteiden mukaisten maksujen sekä palkkojen maksuliikenteen hoitaminen, kassatilitykset, myyntisaatavien laskuttaminen, tilitapahtumien kirjanpito ja raportointi.
• Antolainojen seuranta ja laskutus. Antolainoja kunta on myöntänyt yrityksille ja yhteisöille.
• Ottolainojen seuranta.

Taloushallinnon palvelut toteuttaa toimittajakohtaisen ostolaskuihin ja menotositteisiin liittyvän maksatuksen ja maksuliikenteen sen jälkeen, kun ne on toimialakohtaisesti asiatarkastettu ja hyväksytty. Toteutuneet tilitapahtumat kirjautuvat kirjanpitoon ja tapahtumista raportoidaan tarvittaessa.

Asiakaskohtaiset myyntilaskut laskutetaan toimialakohtaisesti, maksujen seuranta ja mahdolliset maksukehotukset tai muutokset maksusuunnitelmaan tehdään taloushallinnon toimesta.

Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen sekäsellaisen sopimuksen täytäntöönpaneminen, jossa rekisteröity on osapuolena (mm. lainat).

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)
Kirjanpitolaki (1336/1997)
Laki kirjapitolain muuttumisesta (1620/2015)
Kirjanpitolautakunnan suositukset ja organisaation sisäinen ohjeistus.

6. Rekisterin tietosisältö

• Palvelujen ja tavaroiden toimittajat: toimittajan nimi, toimittajanumero ja osoitetiedot, toimittajan y-tunnus ja pankkitilit,laskujen summat, eräpäivät ja laskujen tila.
• Myyntireskontran asiakastiedot: asiakkaan nimi, henkilötunnus ja ytunnukset, osoitetiedot, laskutetut palvelut, laskujen summat, eräpäivät, laskujen tila.
• Lainojen hallinnointi: asiakastiedot (nimi, y-tunnus, osoite,puhelinnumero) sekä
• lainatiedot: (lainaehdot, lainamäärät,laskutustiedot).

Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)
Voimassa oleva tietosuojalainsäädäntö

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan toimialoilla käsitellyistä maksu- ja laskutusmääräysilmoituksista (alkuperäisenä tietolähteenä sopimukset/asiakkaat/toimittajat), ennakkoperintärekisteristä ja
väestörekisteristä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

• Sulkavan kunnan työntekijät, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset käyttöoikeudet taloushallinnon rekisteritietoihin.
• Sopimuksen mukainen tilintarkastaja.
• Käsittelijöinä toimivat myös sopimusten mukaiset taloushallinnon tietojärjestelmätoimittajien edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Taloushallinnosta henkilötietoja luovutetaan tilintarkastajalle, perintään, maksutiedot pankkeihin.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysperusteet:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset
Kirjanpitolaki

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

• Kirjanpito, osto- ja myyntireskontra, talouden suunnittelu ja aineiston arkistointi: Intime
• Sähköinen laskutus: Laskuhotelli
• Ostolaskujen kunnan sisäinen sähköinen laskunkierrätys: WorkFlow
• Maksuliikenteen hallinnointi: Analyste
• Tilinauhojen postituspalvelu: Posti Messaging Oy

Lisäksi rajapinnat useisiin taloushallintoa tukeviin järjestelmiin

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmien käyttöoikeuksia työtehtävän mukaisesti, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä
teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimukset tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.