Sulkavan kunnan vaalien vaalihenkilöstö ja kotiäänestys

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
3.3.2021

1. Rekisterin nimi

Sulkavan kunnan vaalien vaalihenkilöstö ja kotiäänestys

2. Rekisterinpitäjä

Sulkavan kunta (y-tunnus 0167265-0)
Kunnanhallitus
Kauppatie 1, 58700 Sulkava

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Kunnanjohtaja
Kauppatie 1, 58700 Sulkava
p. 044 417 5202

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Sulkavan kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on luottamushenkilöiden ja vaalitoimitsijoiden henkilötietojen ylläpito vaalien järjestämistä varten. Rekisterissä käsitellään myös koti- ja laitosäänestykseen osallistuvien asiakkaiden henkilötietoja äänestyksen järjestämiseksi.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Suomen perustuslaki (731/1999)
Kuntalaki (410/2015)
Vaalilaki (714/1998)
Oikeusministeriön vaaliohjeet

6. Rekisterin tietosisältö

• Vaalityöhön osallistuvat: nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä luottamushenkilöistä tieto siitä minkä poliittisen ryhmän paikalla henkilö toimii vaalitoimikunnassa tai – lautakunnassa
• Kotiäänestykseen osallistuvat: nimi, osoite, henkilötunnus, sähköpostiosoite (jos on),
  puhelinnumero sekä mahdollisesti tarvittavia tietoja kotiäänestyksen järjestämiseksi. Lisäksi mahdollisen omaishoitajan nimi ja henkilötunnus sekä mahdollisen kotiäänestysilmoittautumisen
  tekijän nimi ja puhelinnumero.

7. Henkilötietojen tietolähteet

• Luottamushenkilöiden henkilötiedot saadaan kultakin poliittiselta ryhmältä, joka esittää kyseistä henkilöä luottamustoimeen vaalitoimikuntaan tai –lautakuntaan ja osallistuvilta itseltään.
• Vaalitoimitsijoiden henkilötiedot saadaan vaalien järjestämiseen osallistuvilta itseltään.
• Kotiäänestykseen osallistuvien henkilötiedot saadaan ilmoittautuneelta tai hänen valtuuttamaltaan henkilöltä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sulkavan kunnan vaalitoimintaan osallistuvat työntekijät, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisteritietoihin.

9. Henkilötietojen luovutukset

• Vaalilautakuntien ja toimikuntien jäsenten yhteystietoja voidaan luovuttaa kunkin lautakunnan ja toimikunnan puheenjohtajistolle vaalitoimituksen järjestämistä varten.
• Kotiäänestyslomake henkilötietoineen luovutetaan vaalitoimikunnan nimeämille vaalitoimitsijoille (2 nimettyä), jotka vastaavat kotiäänestyksen käytännön järjestelyistä. Vaalitoimitsija toimittaa
  täydennetyn lomakkeen keskusvaalilautakunnalle, kun kotiäänestys on suoritettu.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Vaalien järjestämiseen osallistuvien henkilöiden henkilötiedot säilytetään seuraaviin vastaaviin vaaleihin asti, jonka jälkeen ne tuhotaan.

Kotiäänestykseen ilmoittautuneiden yhteystiedot säilytetään seuraaviin vastaaviin vaaleihin, jolloin heitä informoidaan kotiäänestysmahdollisuudesta.

Säilytysaikaa ohjaa:
Oikeusministeriön vaaliohjeet ja Sulkavan sisäinen ohjeistus

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Henkilötietoja ylläpidetään Office-ratkaisujen avulla (Word/Excel).

Tiedot on suojattu Sulkavan kunnan tietoturvakäytänteiden mukaisesti. Rekisterin käyttö on rajoitettu niille henkilöille, jotka tarvitsevat sitä työtehtäviensä perusteella. Henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.