Rakennusvalvonnan lupakäsittely

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
16.10.2020

1. Rekisterin nimi

Rakennusvalvonnan lupakäsittely

2. Rekisterinpitäjä

Sulkavan kunta (y-tunnus 0167265-0)
Kunnanhallitus
Kauppatie 1, 58700 Sulkava

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Ympäristöpäällikkö / rakennustarkastaja
Kauppatie 1, 58700 Sulkava
p. 044 417 5230

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Sulkavan kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rakennuslupien käsittely, lupaehtojen valvonta, rakennus- ja huoneistorekisterin päivittäminen, väestörekisterikeskukselle toimitettavan aineiston käsittely ja tilastotuotanto.

Sähköiset hakemukset tehdään Lupapiste –palvelussa, jossa kunnan viranomaiset toimivat henkilötiedon käsittelijöinä (rekisterinpitäjä Evolta Oy).

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Maankäyttö- ja rakennuslaki (132/1999)
Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen
varmennepalveluista (661/2009)

6. Rekisterin tietosisältö

Asiakastietoina tallennetaan asiakkaan nimi, osoite, henkilötunnus, kiinteistön osoitetieto, kiinteistötunnus, sähköpostiosoite, kiinteistön käyttötarkoitus.

Lisäksi rekisteri sisältää rakennussuunnittelijoiden (yhteyshenkilöiden) nimet, osoitteet ja puhelinnumerot.

Osa käsiteltävistä asioista on salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, § 24)
Erityslainsäädännön salassapitovelvoitteet

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan asianosaisilta itseltään, vastaavat työnjohtajilta ja Evolta Oy:n Lupapiste –palvelusta (sähköiset hakemukset).

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sulkavan kunnan työntekijät, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet henkilötietoihin.
Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

• Päätöksistä lähetetään tieto asianosaisille.
• Tästä järjestelmästä päivitetään valtakunnallista rakennusrekisteriä (Väestörekisterikeskus / Väestötietojärjestelmä / Rakennushankerekisteri).
• Toimielimien julkiset esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla esityslistan ja pöytäkirjan valmistumisen jälkeen. Tarpeettomia henkilötietoja ei julkaista.
• Viranhaltijapäätökset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla Kuntalain (410/2015) mukaisesti.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti pysyvästi.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston päätös 12.9.2016, AL 16465/07.01.01.03.02/2016: kaikki kuntien rakennusvalvonnan lakisääteisissä tehtävissä syntyvät sähköiset asiakirjatiedot säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rakennusvalvonnassa käytetään KuntaNet -rakennusvalvonnan paikkatietoratkaisua.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.