Suoraan sisältöön

Opetuksen järjestäminen

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
16.10.2020

1. Rekisterin nimi

Opetuksen järjestäminen

2. Rekisterinpitäjä

Sulkavan kunta (y-tunnus 0167265-0)
Kunnanhallitus
Kauppatie 1, 58700 Sulkava

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Yhtenäiskoulun ja lukion rehtori
Koulutie 8, 58700 Sulkava
p. 044 417 5370

Rekisteriasioita käsittelevä henkilö:
Toimistosihteeri
Koulutie 8, 58700 Sulkava
p. 044 417 5371

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Sulkavan kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin tarkoituksena on hallinnoida iltapäivätoiminnan tietoja, esi-, perus- ja lukio-opetuksen oppilastietoja, opintosuorituksia, opetussuunnitelmia, opetuksen järjestämistä ja koulukuljetuksia sekä tuottaa Sulkavan kunnan sivistystoimen toiminnan suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja arvioinnin apuna käytettävät oppilashallinnon tilastotiedot.

Rekisterissä hallinnoidaan myös opetustoimea toteuttavan henkilöstön tietoja.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
Perusopetuslaki (628/1998)
Lukiolaki (629/1998)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää

  • rekisteröidyn oppilaan tiedot: oppilaan henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, kouluaste, koululuokka, kansalaisuus, äidinkieli, kotikieli, uskontokuntalaji, maahanmuuttoonliit tyvät tiedot, oppivelvollisuuden alkamispäivä, esiopetustiedot, huoltajien tiedot, koulunkäyntihistoria, päätökset, oppilaan tukeen liittyvät tiedot, opiskelijakohtaiset muistiot, koulumatkatiedot, kielivalinnat, poissaolot, kuvan julkaisuluvat, video- ja kuvatallenteet, koulumuoto, opetussuunnitelma, opiskelijalaji, iltapäivätoiminnan tiedot, arvioinnit, todistukset, kouluun ilmoittautumisen tiedot
  • koulukuljetuksen järjestämistä koskevat tiedot: kuljetusoppilaan nimi ja yhteystiedot, kuljetusajankohdat, koulun tiedot ja bussikortinhaltijat sekä liikennöitsijän nimi ja yhteystiedot
  • opettajien tiedot: opettajan henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, pääkoulu, koulut, tehtävä/toimenkuva, virkanimike, vakanssinumero, palvelussuhteen luonne, palvelussuhteen päättymispäivä, virkavapaustiedot, Wilman käyttäjäoikeudet ja -käyttäjäryhmät
  • muun henkilökunnan tiedot: henkilökunnan jäsenen henkilötunnus, nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, koulut, tehtävä/toimenkuva, Wilman käyttäjäoikeudet ja -käyttäjäryhmät
  • kouluun liittyvät perustiedot: koulun virallinen numero, rehtorin nimi, puhelinnumerot sekä lukuvuoteen, sen jaksotukseen ja Wilma -oikeuksiin liittyvät tiedot
  • tiedot opetussuunnitelmista, kursseista, opintonsa päättäneistä ja keskeyttäneistä sekä yo-tutkinnon saaneista siirretään järjestelmän arkistoon.

Järjestelmästä tuotettavat em. tietoja sisältäviä tilastoja, raportteja ja tulosteita tarpeen mukaan ja niitä käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen.

Osa rekisteritiedoista on salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)
Perusopetuslaki (628/1998, § 40)

7. Henkilötietojen tietolähteet

  • oppilaat ja heidän vanhempansa / huoltajansa
  • opettajat ja muut viranomaiset (kuten päiväkodin johtajat, terveydenhoitajat, koulukuraattorit, koulupsykologit, perheohjaajat)
  • muut opetuksen järjestäjät (mm. aiemmat oppilaitokset)
  • kuvauslaitteet
  • Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmä
  • yhteishaussa käytettävä Opintopolku –järjestelmä
  • Matkahuollon Kortti-tietokanta bussikorttien haltijoilla
  • henkilöstöhallinto ja sen käytössä olevat järjestelmät

8. Henkilötietojen käsittelijät

  • Sulkavan kunnan sivistystoimen työntekijät (hallinto, opettajat ja muu henkilökunta), joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisteriin.
  • Oppilaat ja heidän vanhempansa/huoltajansa (Wilma) omien henkilötietojen (yhteystietojen) käsittelijöinä.
  • Käsittelijöinä toimivat myös rekisterin hallinnassa käytettävien tietojärjestelmien sopimusten mukaiset tietojärjestelmätoimittajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

  • esioppilaiden ja perusopetuksen oppilaiden koulukuljetuksien järjestämisetä koskevia tietoja annetaan kunnan logistiikkayksikön, Matkahuoltoon ja liikennöitsijälle.
  • Lakiperusteiset luovutukset: Opetushallitukselle (KOSKItietovaranto), Opetus- ja kulttuuriministeriölle, Tilastokeskukselle (perusopetustilastot vuosittain 20.9. päiväyksen tilanteesta), KELA:lle, muille viranomaisille, Opintopolkuun yhteishakua varten sekä ylioppilastutkintolautakunnalle.
  • Tarvittaessa muille viranomaisille, rekisteröidyn suostumuksella tai jos viranomaisella lakisääteinen peruste käsitellä asianomaisia tietoja.
  • Järjestelmän käyttäjätietoja toimittajalle verkkooppimisympäristöjen käyttövaltuushallintaan (mm. Google for Education).
  • Joitakin tietoja voidaan oppilaan nimenomaisella suostumuksella (erillinen lomake / Wilma) julkaista esim. oppilaitoksen wwwsivuilla. Henkilö voi myös kieltää tietojensa luovuttamisen ja julkaisun.
  • Oppilaan muuttaessa uuden asuinpaikan koulutoimelle.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteröidyn oppilaan tiedoilla on erilaisia säilytysaikoja. Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Kuvatallenteet poistetaan kuvauslaitteelta ja säilytetään käyttötarkoituksen mukaisesti luokkakohtaisilla tallennusalustoilla.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston ohjeistus
Kuntaliiton suositus (Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat, Määräykset ja suositukset, Opetustoimi, 2010)

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Oppilashallinnon kokonaisrekisterin ylläpidossa on käytössä seuraavatie tojärjestelmäkokonaisuus:
• Visma In School oppilashallinnon kokonaisjärjestelmän ydin MultiPrimus
• lukujärjestyksen suunnitteluohjelma Kurre
• sekä Primuksen ja Kurren yhteinen käyttöliittymä verkkopalvelu Wilma

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia (sivistystoimen hallinto ja opettajat). Jokainen käyttäjä-/-ryhmä näkee vain oman luokkansa tiedot käyttöoikeuksiensa puitteissa. Pääkäyttäjillä on kaikkien tietojen käsittelyyn täydet oikeudet. Lisäksi suojausta tukevat asianmukaiset päivitykset sekä verkkotekniset ja laitesijoitteluun liittyviä tekniset suojaustoimet.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajan kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista.Jä rjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

Wilmaa käyttää sekä opetustoimi että oppilas ja hänen huoltajansa. Järjestelmään kirjataan vain opetuksen järjestämisen kannalta tarpeellista tietoa. Käyttäjätunnus on henkilökohtainen ja tunnus on sidottu yhteen henkilöön. Oppilaan kaikki huoltajat saavat halutessaan oman tunnuksen. Tunnusta ei tule antaa muiden käyttöön. Lokiin tallentuu tieto siitä, kuka on katsellut tai muuttanut tietoja.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Kouluilla/ koulutoimessa syntyvät manuaaliset asiakirjat säilytetään sivistystoimen yksiköissä lukituissa tiloissa.