Maa-aineslupien ja -ottamisen hallinnointi
EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
16.10.2020
1. Rekisterin nimi
Maa-aineslupien ja -ottamisen hallinnointi
2. Rekisterinpitäjä
Sulkavan kunta (y-tunnus 0167265-0)
Kunnanhallitus
Kauppatie 1, 58700 Sulkava
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Ympäristösihteeri
Kauppatie 1, 58700 Sulkava
p. 050 470 5080
4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa
Sulkavan kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Maa-aineslupien ja maa-ainesten ottamisen hallinnointi sekä laskutus. Tietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin.
Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.
Keskeinen lainsäädäntö:
Ympäristön suojelulaki (525/2014)
Maa-aineslaki (555/1981)
Asetus maa-ainesten ottamisesta (926/2005)
6. Rekisterin tietosisältö
- Yrityksen puolesta asioijan tiedot: asioijan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, hakijayrityksen nimi, y-tunnus, yrityksen osoite- ja laskutustiedot
- Yksityishenkilöhakijan tiedot: hakijan nimi, osoite- ja laskutustiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- Yhteyshenkilön tiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- Asianosaisen tiedot: kiinteistön nimi, kiinteistötunnus, kiinteistön omistajan nimi, kiinteistön omistajan osoitetiedot
- Lupatiedot: lupaehdot, luvan voimassaoloaika, valvontatiedot, vakuudet
7. Henkilötietojen tietolähteet
- Maa-aineisten ottamisen lupahakemukset
- Ottamissuunnitelmat
- Muilta viranomaisilta saatavat tiedot
8. Henkilötietojen käsittelijät
Sulkavan kunnan työntekijät, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet henkilötietoihin.
Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.
9. Henkilötietojen luovutukset
Lupaviranomaisella on ilmoitusvelvollisuus elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselle vuosittain otetun maa-aineksen määrästä ja laadusta.
Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin
10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
11. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti pysyvästi.
Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus
Hakemus- ja ylläpito Excel-tiedostoissa ja laskutustiedot laskutusohjelmassa, joihin kaikkiin käyttöoikeudet rajattu työtehtävien mukaan.
Lupa- ja ottotietojen tallentaminen toteutetaan ELY-keskusten ja KEHAkeskuksen ylläpitämään NOTTO-tietojärjestelmään.
Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.
B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus
Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.