Luottamushenkilöt

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
13.10.2020

1. Rekisterin nimi

Luottamushenkilörekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Sulkavan kunta (y-tunnus 0167265-0)
Kunnanhallitus
Kauppatie 1, 58700 Sulkava

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Toimistosihteeri
Kauppatie 1, 58700 Sulkava
p. 044 417 5217

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Sulkavan kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Luottamushenkilöiden tiedot toimielinten toimintaa sekä tiedottamista varten. Rekisteri on tarkoitettu kunnan sisäiseen käyttöön.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen ja suostumukseen perustuva.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)

6. Rekisterin tietosisältö

Luottamushenkilöiden toimielin, luottamustehtävä, puolue, jota edustaa sekä nimi, ammatti ja yhteystiedot.

Osa rekisterin sisällöstä on salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:
Voimassa oleva tietosuojalainsäädäntö

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tietolähteenä pääsääntöisesti lomake, jonka luottamushenkilö itse täyttää.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sulkavan kunnan työntekijät, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet luottamushenkilörekisteriin.

9. Henkilötietojen luovutukset

Luottamushenkilöiden nimi, sähköpostiosoite ja puolue julkaistaan kunnan internetsivustolla. Muut yhteystiedot kuten osoite ja puhelinnumero julkaistaan luottamushenkilön antamalla suostumuksella.
Ei muita säännönmukaisia luovutuksia.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisteriä ylläpidetään kunnan verkkolevyllä Excel/Word-tiedostossa.

Tiedot on suojattu Sulkavan kunnan tietoturvakäytänteiden mukaisesti. Rekisterin käyttö on rajoitettu niille henkilöille, jotka tarvitsevat sitä työtehtäviensä perusteella. Henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.