Suoraan sisältöön

Kansalaisopiston asiakas-, henkilöstö- ja kurssihallinta

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
16.10.2020

1. Rekisterin nimi

Kansalaisopiston asiakas-, henkilöstö- ja kurssihallinta

2. Rekisterinpitäjä

Sulkavan kunta (y-tunnus 0167265-0)
Järvi-Saimaan kansalaisopisto
Kauppatie 1, 58700 Sulkava

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Rehtori
Kauppatie 1, 58700 Sulkava
p. 044 417 5221

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Sulkavan kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin henkilötiedon käsittelyn tarkoituksena on kansalaisopiston palvelujen tuottaminen. Tietoja voidaan käyttää myös oman toiminnan suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Laki vapaasta sivistystyöstä (632/1998)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää

  • rekisteröidyn henkilötiedot( mikäli opiskelija on alaikäinen huoltajan tiedot): nimi, henkilötunnus (opettajille palkan määrittämistä varten ja opiskelijalle henkilön yksilöimiseksi ja laskutusta varten), osoitetiedot (postitusta varten), kotikunta (tilastointia varten), puhelinnumero (kurssimuutoksista tiedottamista varten), sähköpostiosoite (ilmoittautumisen vahvistusilmoitusta ja tiedottamista varten), äidinkieli (tilastointia varten)
  • rekisteröidyn tutkinto (tilastointia varten) ja koulutustausta (tilastointia varten)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan asianosaisilta

  • opiskelijoilta ilmoittautumisen ja kurssille kirjautumisen yhteydessä
  • opettajilta työsopimuksen yhteydessä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Järvi-Saimaan kansalaisopiston työntekijät, joilla työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet rekisterin tietoihin

9. Henkilötietojen luovutukset

Rekisteriin tallennettuja tietoja luovutetaan rekisteröidyn suostumuksella tai laissa ja säännöksissä mainituilla nimenomaisilla perusteilla, esimerkiksi perintätapauksissa.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakkaiden henkilötietoja säilytetään opiskeluoikeuden voimassaoloajan. Opettajien henkilötietoja säilytetään työsopimuksen voimassaoloajan.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisteriä ylläpidetään Hellewi-kurssinhallintajärjestelmässä Hellewissä tehdyt laskut siirretään kunnan laskutusjärjestelmään (Intime).

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla rekisterin käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajan kesken on tehty sopimustietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.