Henkilöstöhallinnon palvelut

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
13.10.2020

1. Rekisterin nimi

Henkilöstöhallinnon palvelut.

2. Rekisterinpitäjä

Sulkavan kunta (y-tunnus 0167265-0)
Kunnanhallitus
Kauppatie 1, 58700 Sulkava

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Toimistosihteeri
Kauppatie 1, 58700 Sulkava
p. 044 417 5219

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Sulkavan kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena:

• henkilöstö- ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen
• työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden toteuttaminen
• luottamushenkilöiden palkkionmaksatusten hoitaminen
• työajansuunnittelu ja -seuranta, kulunvalvonta
• työvoiman hankinta (rekry)
• henkilöstön matkustuksenhallinta
• henkilöstön osaamisen ylläpito
• työväline henkilöstön johtamisessa
• henkilöstöhallinnon seuranta (raportointi ja tilastointi)

Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen sekä työsopimukseen ja osittain myös suostumukseen perustuva.

Keskeinen lainsäädäntö:
Työsopimuslaki (55/2001)
Laki kunnallisesta viranhaltijasta (304/2003)
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
Julkisuuslaki (621/1999)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää ne tiedot, joita kunta tarvitsee työntekijöistään, luottamushenkilöistään sekä kunnan omaan eläkejärjestelmään kuuluvista henkilöistä hoitaessaan työnantajatehtäviä:

• perustiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, pankkitilinumero, verotiedot, palvelussuhdetiedot, organisaatiotiedot, työura
• vuosilomat: lomavuoden lomaoikeus, lomajaksot
• palkkaperusteet; palkanosat, ammattiyhdistys (salassa pidettävä, erikseen arkistoitava tieto), luontaisedut
• tutkinnot ja osaamista koskevat tiedot, tavoitekeskustelut
• palkanlaskenta ja maksatus
• eläkkeeseen vaikuttavien tietojen tallennus
• pidätysten suoritus (mm. ennakonpidätys, eläke- ja työttömyysvakuutusmaksu)
• palkansaajien etuuksien määritys
• työvuorosuunnittelu ja -toteumatiedot
• työajan seuranta ja kulunvalvonta
• työ- ja virkamatkamatkatiedot
• terveystietoja, jotka salassa pidettävät ja erikseen arkistoitavat
• henkilöstötilastointi

Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan:

• palkan-, palkkioiden- ja eläkkeensaajilta sekä työnhakijoilta
• palvelussuhteita koskevien päätösten tekijöiltä
• verohallinnosta ennakonpidätystä varten
• eläkevakuutuksista työnantajamaksuja varten
• vakuutusyhtiöstä työnantajamaksuja varten
• viranomaisilta (työntekijän lakisääteiset maksut)
• työvuorosuunnittelu- ja kulunvalvontajärjestelmistä
• Kuntarekrystä (https://www.kuntarekry.fi/fi/tietosuojaseloste/)

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sulkavan kunnan työntekijät, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet henkilöstöhallinnon rekisteritietoihin. Käsittelijöinä toimivat myös sopimusten mukaiset henkilöstöhallinnon
tietojärjestelmätoimittajien edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan lakiin tai suostumukseen perustuen seuraaville tahoille:

• viranomaiset: Tulorekisteri (josta tiedot Verohallintoon ja Kuntien
  eläkevakuutuskeskukseen), Tilastokeskus, Valtionkonttori
  ammattiliitot, ulosotto
• suostumuksella työterveyshuoltoon ja verkkojulkaisuihin
• työntekijän työnantajalle luovuttama työkykyään koskeva omailmoitus tai lääkärintodistus tai -lausunto voidaan luovuttaa työterveyshuollon palvelujen tuottajalle työterveyshuoltolaissa
  (1383/2001) säädettyjen työterveyshuollon tehtävien toteuttamista varten, jollei työntekijä ole kieltänyt luovuttamista (13.8.2004/759, 5 § 3 mom.)
• luottamushenkilötiedoista puolueet; perityt puolueverot henkilöittäin

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

• Työsuhdetiedot: Personec
• Palkkajärjestelmä: Personec F
• Työvuorosuunnittelu: Titania
• Työajan seuranta: Esmikko
• Verkkojulkaisut: Kunnan ulkoiset kotisivut
• Rekrytointi: Kuntarekry
• Sähköposti: MS Outlook

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla henkilöstöhallinnon työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.