Suoraan sisältöön

Sosiaalihuollon asiakasrekisteri

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
16.12.2021

1. Rekisterin nimi

Sosiaalihuollon asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Sulkavan kunta (y-tunnus 0167265-0)
Peruspalvelulautakunta
Kauppatie 1, 58700 Sulkava

Sosiaalihuollon asiakasrekisteriin sisältyvät kaikki tiedot, jotka syntyvät rekisterinpitäjän sopimuspohjaisessa sosiaalipäivystyksessä ja viranomaistoiminnassa (Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, Sosteri) sekä muussa palveluntuotannossa (Suomen Terveystalo Oy), joissa kaikissa Sulkavan kunta toimii EU- tietosuoja-asetuksen mukaisena rekisterinpitäjänä ja vastaa käsittelyn lainmukaisuudesta.

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Hallintojohtaja
Kauppatie 1, Pl 25, 58700 Sulkava
puh. 044 417 5201

4. Yhteyshenkilöt rekisterin käsittelyasioissa

  • Iäkkäiden palvelut: aikuissosiaalityön ja vammaispalvelun johtava sosiaalityöntekijä p. 044 417 4101
  • Lapsiperhepalvelut: lastensuojelun johtava sosiaalityöntekijä, p. 044 417 4132
  • Lastensuojelu: lastensuojelun johtava sosiaalityöntekijä, p. 044 417 4132
  • Sosiaalipäivystys: lastensuojelun johtava sosiaalityöntekijä, p. 044 417 4132
  • Perheoikeudelliset palvelut: lastensuojelun johtava sosiaalityöntekijä, p. 044 417 4132
  • Päihdehuolto: aikuissosiaalityön ja vammaispalvelun johtava sosiaalityöntekijä, p. 044 417 4101
  • Työikäisten palvelut: aikuissosiaalityön ja vammaispalvelun johtava sosiaalityöntekijä, p. 044 417 4101
  • Vammaispalvelut: aikuissosiaalityön ja vammaispalvelun johtava sosiaalityöntekijä, p. 044 417 4101

5. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Sulkavan kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus on sosiaalihuollon asiakkaan lakisääteisten palvelujen arviointi, suunnittelu, järjestäminen, toteutus ja tilastointi. Rekisterin tietoja voidaan käyttää myös sosiaalipalvelujen laadunvalvontaan, suunnitteluun, kehittämiseen, tilastointiin ja tutkimustoimintaan.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, 6. artikla kohta 1c).

Rekisteriin merkittäviä tietoja käsitellään sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyä ohjaavien lakien mukaisesti.

Sosiaalihuollon asiakasrekisteriin kuuluvat seuraavat sosiaalihuollon palvelut:

  • Iäkkäiden palvelut
  • Lapsiperhepalvelut
  • Lastensuojelu
  • Perheoikeudelliset palvelut
  • Päihdehuolto
  • Työikäisten palvelut
  • Vammaispalvelut

Keskeinen lainsäädäntö: 

  • Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000),
  • Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015),
  • Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007),
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999),
  • Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999)
  • Hallintolaki (434/2003),
  • Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003),
  • Laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista (617/2009),
  • Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009),
  • Arkistolaki (831/1994),
  • Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992),
  • Laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä (522/2019),
  • Laki julkisen hallinnon tiedonhallinasta (906/2019),
  • Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019),
  • Kotikuntalaki (201/1994),
  • Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (734/1992),
  • Asetus sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (912/1992),
  • Sosiaalihuoltolaki (1301/2014),
  • Lastensuojelulaki (417/2007),
  • Isyyslaki (11/2015),
  • Laki lapsen elatuksesta (704/1975),
  • Laki lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta (361/1983),
  • Asetus lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta (556/1994)
  • Adoptiolaki (22/2012),
  • Perhehoitolaki (263/2015),
  • Laki omaishoidon tuesta (937/2005),
  • Laki sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä (569/2009),
  • Laki toimeentulotuesta (1412/1997),
  • Laki kuntouttavasta työtoiminnasta (189/2001),
  • Laki työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta (1369/2014),
  • Laki talous- ja velkaneuvonnasta (713/2000),
  • Laki yksityishenkilön velkajärjestelystä (57/1993),
  • Laki sosiaalisesta luototuksesta (1133/2002),
  • Laki sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä (569/2009),
  • Laki asuinhuoneiston vuokrauksesta (481/1995),
  • Kansanterveyslaki (66/1972),
  • Päihdehuoltolaki (41/1986),
  • Mielenterveyslaki (1116/1990),
  • Laki kotoutumisen edistämisestä (1386/2010),
  • Laki kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta sekä ihmiskaupan uhrin tunnistamisesta ja auttamisesta (746/2011),
  • Ulkomaalaislaki (301/2004),
  • Laki säilöön otettujen ulkomaalaisten kohtelusta ja säilöönottoyksiköstä (116/2002),
  • Laki kehitysvammaisten erityishuollosta (519/1977),
  • Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista (380/1987),
  • Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista (980/2012)

7. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin merkitään tietoja, joita syntyy sosiaalihuollon yleis- ja erityislainsäädäntöön perustuen asiakkaan palvelujen järjestämisessä, suunnittelussa, toteuttamisessa ja seurannassa. Rekisteri sisältää myös lastensuojeluilmoitukset ja muut ilmoitukset henkilön sosiaalihuollon tarpeesta ja tarpeen arvioinnista. Erillistä ilmoitusrekisteriä ei ole.

Rekisteriin merkittäviä henkilötietoja ovat:

  • Asiakkaan palveluntarpeen selvittämiseksi tehdyt ilmoitukset ja pyynnöt sekä niiden käsittelyä koskevat tiedot
  • Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilö/omainen/huoltaja)
  • Sosiaalihuoltoon vireille tulleiden asioiden tiedot (hakemukset ja yhteydenotot sekä niiden käsittelytiedot)
  • Palvelutarpeen arviointia koskevat tiedot (palvelutarpeen arvioinnit)
  • Palvelujen suunnittelua koskevat tiedot (asiakas- ja palvelusuunnitelmat)
  • Palvelujen järjestämistä koskevat tiedot (päätökset, maksusitoumukset, lausunnot, lähetteet, virka-apupyynnöt)
  • Palvelujen toteuttamista koskevat tiedot (toteuttamissuunnitelmat)
  • Asiakaskertomusmerkinnät sekä muut asiakasprosesseissa syntyvät asiakirjat

Erityisiä henkilötietoryhmiä koskevina tietoina käsitellään sosiaalihuollon tarvetta koskevia tietoja. Käsittely on luvallista EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 h-kohdan perusteella, jonka mukaan tietojenkäsittely on luvallista silloin, kun se on tarpeen terveys- tai sosiaalihuollossa.

Tiedot ovat salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999,§ 24)
Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000, § 14 ja §15)

8. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä, asiakkaalta itseltään tai hänen lailliselta edustajaltaan, sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja toteuttavalta henkilöstöltä sekä viranomaisilta, muilta viranomaisilta tai kansalaisilta.

Tiedot saapuvat paperisina, sähköisen järjestelmän kautta tai suullisesti. Paperisina saapuneet asiakirjat skannataan asiakastietojärjestelmään.

Rekisteriin tallennetaan tietoja palvelujen käytön yhteydessä asiakkaan palvelun suunnittelemiseksi, toteuttamiseksi tai arvioimiseksi. Tarvittavia tietoja voidaan pyytää myös muista sosiaali- tai terveydenhuollon organisaatioista tai muilta viranomaisilta (Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000, Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015).

Pyydettäessä tietoja ilman asiakkaan nimenomaista suostumusta tulee määritellä säädös, jonka mukaan tietojen pyytäjällä on oikeus saada tiedot. Tietojen saamisesta tehdään merkinnät asiakastietojärjestelmään (Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015).

Asiakkaiden henkilö- ja osoitetiedot saadaan väestörekisteristä viikoittain. Turvakiellossa olevien henkilöiden osoitetiedot eivät päivity järjestelmään (Väestötietolaki 507/1993).

9. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötiedon käsittelijöinä ovat kunnan viranomaiset sekä ulkoistettujen palveluntuottajien (Terveystalo, Sosteri) sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset ja opiskelijat, joilla on asiakassuhteeseen tai työtehtäviin liittyvä oikeus käsitellä sosiaalihuollon palveluiden asiakastietoja.

Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaiset it-palveluiden ja tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

10. Henkilötietojen luovutukset

Rekisteröidylle tiedot luovutetaan pyynnöstä. Asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai siihen oikeuttavan lainsäännöksen nojalla. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella edustajan toimivallan mukaisesta (Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 2000/812, 3. luku).

Alaikäinen voi, huomioon ottaen hänen ikänsä ja kehitystasonsa sekä asian laatu, painavasta syystä kieltää antamasta itseään koskevia tietoja lailliselle edustajalleen, jollei kieltäminen ole selvästi alaikäisen edun vastaista. Jos alaikäinen tai hänen laillinen edustajansa ovat asianosaisena sosiaalihuoltoa koskevassa asiassa, laillisella edustajalla on oikeus tiedon saantiin siten kuin viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 §:ssä säädetään.

Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyytää.

Tietoja luovutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten.

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaisten myöntämien tutkimuslupien mukaisesti tutkimustoimintaan.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin.

11. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Lähtökohtaisesti tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

12. Henkilötietojen säilytysaika

Sosiaalihuollon asiakastietojen säilytysajat on määritelty laissa sosiaalihuollon asiakirjoista (254/2015). Muut kuin sen liitteessä mainitut asiakasasiakirjat säilytetään pysyvästi siten kuin Kansallisarkisto määrää.

Säilytysajan perusteena on:
Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä (298/2009)
Kansallisarkiston määräykset

13. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisterin tietoja ylläpidetään YPHEfficassa.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmien käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmässä tietojen käyttöoikeudet sekä tietojen näkyvyys määräytyvät työntekijän työtehtävän sekä Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) määräyksen 1/2020 mukaisesti. Kukin työntekijä saa käsitellä asiakastietoja vain hänen työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Tietoja käsittelevät työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.

Rekisterinpitäjän ja henkilötiedon käsittelijöiden (sopimuksenmukaiset palveluntuottajat) kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista.  Palveluntuottajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.